Cibersegurança, produtividade e experiência do cliente estão entre as principais vantagens que a digitalização de documentos pode trazer às organizações
Aumentar a capacidade de adaptação e melhorar a eficiência operacional diante das mudanças dos últimos anos é o principal desafio das empresas para o próximo ano. Entre as diversas ferramentas tecnológicas que tornam essa agilidade possível está a digitalização de processos documentais.
O Channel Manager da Adobe no Brasil, Eduardo Jordão, explica que, apesar de a transformação digital ser um assunto amplamente discutido, a cultura organizacional no Brasil é fortemente baseada em papel. Por isso, o executivo lista abaixo cinco impactos relevantes que a documentação digital tem em empresas dos mais diversos segmentos:
Segurança
A pesquisa “Acelere o impulso digital e transforme seu ambiente de trabalho com a digitalização de documentos: um destaque para o Brasil”, da Adobe Document Cloud e Forrester Consulting, divulgada neste ano, mostra que as duas principais prioridades para os tomadores de decisão do Brasil nos próximos 12 meses serão a segurança de dados e os insights.
“A digitalização de processos documentais ajuda a aumentar a segurança, a privacidade dos dados, o gerenciamento de identificação e a conformidade com as regulamentações, que estão em constante mudança”, explica Jordão.
Experiência do colaborador
Segundo o executivo, automatizar processos documentais também pode aumentar a produtividade dos funcionários, uma vez que há redução de trabalhos manuais, liberando-os para atuarem de forma mais estratégica dentro das companhias.
O desempenho dos colaboradores melhorou muito após as empresas mudarem para a transformação digital: 65% se tornaram mais eficientes em suas tarefas, aponta a pesquisa “The Future of Time” da Adobe Document Cloud realizada em agosto de 2021.
Transformação digital no setor público
Poucas organizações têm um cenário mais complexo do que as instituições públicas, uma vez que exercem papel fundamental para a sociedade ao mesmo tempo que possuem regulamentações e processos rigorosos.
“Porém, as soluções de documentação digital podem tornar as instituições públicas mais ágeis e menos burocráticas, o que contribui para uma melhor prestação de serviços à comunidade e a toda a cadeia de parceiros envolvida”, observa.
Experiência do consumidor
A mesma pesquisa “Acelere o impulso digital e transforme seu ambiente de trabalho com a digitalização de documentos: um destaque para o Brasil” identificou que 66% dos tomadores de decisão do Brasil relataram que a realização de processos on-line de documentos aumenta a satisfação do cliente, proporcionando uma experiência multicanal e sem atritos. Esse fator se traduziu em melhores resultados financeiros por meio do reconhecimento acelerado de receita (64%).
Sustentabilidade
Mais do que produtividade, o executivo da Adobe esclarece que a digitalização de processos documentais possibilita um ganho em termos de sustentabilidade também. Segundo a calculadora on-line da Adobe, uma empresa de grande porte chega a imprimir cerca de 890 papéis em um único dia, além do impacto com o transporte e armazenamento desse alto volume de documentos físicos.
“As empresas e seus respectivos líderes precisam mudar as perspectivas para 2023 e anos seguintes diante de cenários como: consolidação do modelo de trabalho híbrido, transformação digital de várias áreas e setores cada vez mais competitivos, usando a tecnologia como ferramenta para acompanhar a evolução do mercado”, conclui.
